Nieuwe versie NPA-Certificering Zorggroep, de eerste ervaring

NPA nieuws | Interview | 26 juli 2021

Eerste ervaring met NPA-Certificering Zorggroep versie 2.0

Sinds begin dit jaar staan de audits bij zorggroepen in het teken van de bouwstenen, gereedschappen en kwaliteitskenmerken, zoals beschreven in het Kwaliteitsbeleid op Maat van InEen. Dit nieuwe kwaliteitsbeleid vormt de basis voor de vernieuwde normen NPA-Certificering Zorggroep. Nu de eerste audits volgens de nieuwe stijl hebben plaatsgevonden is het tijd om deelnemers naar hun ervaring met versie 2.0 te vragen.
We spraken Lian van Gurp, Kaderhuisarts Beleid & Beheer | Stafarts Astma/COPD en Pauline Crooijmans, Stafmedewerker Kwaliteit & Farmacie, beiden werkzaam bij zorggroep De Ondernemende Huisarts (DOH).

Wat was voor jullie de voornaamste reden om de zorggroep te certificeren?
“We waren destijds bezig om de NHG-Praktijkaccreditering voor alle huisartsenpraktijken DOH-breed te stroomlijnen”, vertelt Lian. “Tijdens die besprekingen is ons gevraagd om deel te nemen aan een pilot voor de NPA-Certificering Zorggroep. Dat leek ons een goede zet, aangezien we van alle aangesloten praktijken vragen zich te certificeren. Het is dan mooi als je dat als zorggroep ook kan gaan doen. Daarnaast leek het ons een kans om op systematische wijze diverse vlakken van ons kwaliteitsbeleid kritisch te bekijken, het vergrootglas erop te leggen en transparantie naar de praktijken toe te bieden.” Pauline voegt toe “Het gecertificeerd zijn of worden, is voor praktijken een instapeis om aan te kunnen sluiten bij DOH. Je vraagt de praktijk zich toetsbaar op te stellen en daarin transparant te zijn. Dan is het een logisch gevolg om dat ook als zorggroep te doen zodra die kans zich voordoet.”

Wat heeft het jullie opgeleverd?
Pauline: “Het is altijd goed om te kijken waar je staat; wat is er nog te halen en op welke punten ben je goed bezig. In de voorbereiding naar de audit loop je gestructureerd de belangrijke zaken na. Verbeterpunten komen aan het licht en je krijgt ook bevestiging op zaken die wel al goed gaan. Ook dat is belangrijk. Daarnaast is het ook een stok achter de deur om daarmee door te gaan: even alle puntjes op de i voor de audit.” Lian geeft aan dat vooral het doorontwikkelen van het kwaliteitsbeleid een boost krijgt.

Hoe kijken jullie aan tegen de nieuwe normen?
“Het is - anders dan bij de vorige Kritische Kwaliteits Kenmerken - minder afvinken. Dat was een lange lijst waarbij je vooral keek wat je wel al had en wat nog niet. Met de nieuwe normen kijk je ook naar waar je staat, maar in een breder geheel. Het helpt je de basis op orde te brengen met her en der nog wel wat af te vinken, maar dat is meer voor jezelf”, aldus Pauline. “Tijdens de auditgesprekken is daar maar kort aandacht aan besteed. Het gesprek ging vooral over de bouwstenen, hoe sta je daar als organisatie in. Wat doe je wel en wat niet en hoe kom je tot die keuze. Het waren heel positieve en kritisch opbouwende gesprekken.”
Lian vult aan: Je kunt het vergelijken met de zorgprogramma’s. Er worden nieuwe normen ontwikkeld die op detailniveau worden uitgewerkt. Als organisatie volg je dat en je bereikt een bepaald niveau, een soort volwassenheid. Daar wil je niet in stil blijven staan, je wilt door naar het volgende niveau. Wij hebben de basis op orde en het stramien zit er in. Afvinken is soms ook nodig om het hele veld te leren kennen. Het volwassen worden van de NPA-Certificering Zorggroep was voor ons nodig om het interessant te houden.”

Voor jullie dus een logische stap, hoe zie je dat voor zorggroepen die nog niet gecertificeerd zijn?
“Als je als zorggroep nog niet gecertificeerd bent en start met versie 2.0 helpen de bouwstenen van InEen. Ze zitten verweven in de audit en komen één voor één aan bod.” Daarnaast geeft Pauline aan dat het Kwaliteitsbeleid op maat van InEen een goed uitgangspunt voor hen is geweest om het eigen kwaliteitsbeleid te herschrijven. “We hebben dezelfde opbouw gebruikt, dan zie je ook wat je al geregeld hebt en waar nog werk te doen is.” Lian noemt het een gouden zet om het op die manier aan te pakken. “Door middel van die structuur bekijk je alle belangrijke aspecten van je organisatie, en de certificering sluit daar ook op aan. Dat zou ik iedere zorggroep willen aanraden.”
Pauline beaamt dat en voegt nog toe dat ook de checklist met mogelijke documenten handvatten biedt. De checklist was er ook voor de vorige versie, maar de nieuwe checklist noemt ze minder dwingend. Het zijn geen verplichte documenten maar het is een overzicht van documenten die je helpen bij het kwaliteitsbeleid. Ze geeft NPA ook nog de tip om daar wellicht onderscheid in aan te brengen: ”welke documenten heb je echt nodig en welke zijn handig om te hebben.” Pauline: “Je gaat toch op zoek naar een afvinklijstje, om voor jezelf in kaart te hebben of je alles hebt. Afvinklijstjes kunnen ook gewoon fijn zijn.”

Wat hebben jullie gemerkt van de nieuwe manier van auditen?
“Los van het digitaal plaatsvinden van de audit in verband met COVID, was er een ander gevoel bij de audit.” Het eerste gesprek was het voorgesprek waarin al goed werd doorgevraagd. De auditoren waren kritisch en legden de focus op wat echt belangrijk was, keken heel gericht verder en bleven niet hangen in algemeenheden. Zo vertelt Pauline. “Ze luisterden goed naar wat er werd verteld en vroegen door op zaken. Ze gingen op een prettige manier met ons op zoek naar mogelijkheden voor verdieping. De auditoren waren heel goed voorbereid. Complimenten dat er uit zoveel informatie die we hadden aangeleverd toch de vinger op de zere plek gelegd werd.”
Lian gaf aan hoge verwachtingen te hebben van de audit: “Krijgen we naar boven wat we nodig hebben, wordt het een boeiende ontmoeting? De auditoren maakten er uitdagende gesprekken van.”

Heeft de nieuwe versie ertoe geleid dat jullie als organisatie tot nieuwe inzichten zijn gekomen?
“Leiderschap kwam aan bod tijdens de audit en daar is goed op doorgegaan. Met het herschrijven van het kwaliteitsbeleid kwam het al aan het licht, maar wanneer een auditor daar dan op inzoomt krijgt het wel meer gewicht binnen de organisatie. We gaan het nu ook echt oppakken.” Leiderschap is een nieuw onderdeel van de normen. Als we nu een audit in de vorige versie hadden gehad was het niet aan bod gekomen.
Zowel Lian als Pauline zijn enthousiast over het rondetafelgesprek. “Goed om vooral ook met mensen die in de uitvoering zitten in gesprek te zijn. Het laat de bestuurders zien hoe beleid werkt in de praktijk en waar verbetering nodig is.” Lian en Pauline zouden het fijn vinden als NPA de zorggroep adviseert bij het samenstellen van een evenwichtige groep voor het rondetafelgesprek. Ook tijdens het gesprek is het belangrijk dat de auditoren de bespreekpunten goed afbakenen.

Lian en Pauline kijken terug op een goede audit met een logisch normenkader dat past in deze tijd.
“We zijn blij met de kritische vragen van de auditor. Het ging op een prettige manier. Ze zetten je echt aan het denken.”